档案卡片处理人事档案疑难研究从人事档案卡片(2)

四、档案卡片的电子信息化

为了对档案卡片实体进行保护，档案卡片的电子信息化势在必行。人事档案管理系统为档案卡片的电子信息化提供了平台。1.著录卡片本人的简单信息，包括：姓名、性别、身份证号、年级、专业、家庭住址、宗教信仰、档案号、页号。2.电子扫描卡片，分为正反面，叫作上页和下页。3.图像挂接。4.卡片的实体与电子版的校对，核实工作繁琐、细致，做到一一对应。5.查阅检索的项目与著录的信息一致。

五、人事档案卡片的利用

人事档案卡片的利用，开始查询的是实体卡片柜，按照姓氏排列进行查询。对纸质卡片破坏性很大。后来，卡片做了信息化，查询起来更快更方便了。只要输入要查询的简单信息，立刻就能显示卡片图像，真是方便快捷，省时省力。别看一张小小的卡片，用途可是很广泛。1.简单查阅某个学生在校状态（毕业或在校）。2.查阅毕业生档案去向。3.查阅学生在校期间有无休学、留级或出国，教职工有无岗位的变化，时间点是什么。4.查阅教职工是在职、退休还是去世，档案去向是什么。

案例1：某毕业生急急火火打来电话，说到处找不到自己的人事档案，结果调出该学生的人事档案卡片电子版一看，其档案在毕业的时候就转回了原籍的人才交流中心，按照这条线索，该毕业生很快找到了自己的档案。案例2：某位已经不在本校任职多年的老师，从国外归来到学校寻找自己的档案。调出档案卡片查阅，原来当年该教师出国未归，学校已经按自动离职处理了，而且，集中了一批相同情况，将这部分教师的档案全部转到了全国人才交流中心。案例3：某毕业学生的档案从收发室退回了，要及时通知学生本人，问清退档原因，这时就要查阅人事档案卡片，获得该学生的联系方式，联系学生，解决退档问题和再次将档案寄至正确的档案接收地。这些只是我们在接待档案利用者过程中遇到的最普通的案例，还有许多用到人事档案卡片的情况，例如每年对在教育战线从事工作30年的教职工进行表彰，要查询教职工的教龄、工龄；查找核对学校毕业校友的相关信息；为早年毕业的学生补办毕业生派遣证提供当年学生派遣的单位；为收发室核实信件收件人的基本信息等等。

六、结语

伴随着档案信息化的不断发展，人事档案卡片最终实现了完全电子版，不再填写纸质的卡片。这样既节约了时间，又节约了空间，还节约了资源，而且检索起来也更加方便。档案管理的大数据时代正向我们走来，我们档案工作者要充分利用这一契机做好档案管理的信息化，做好档案工作。

文章来源：《疑难病杂志》 网址: http://www.ynbzzzz.cn/qikandaodu/2021/0301/380.html